Comme je l’écrivais dans How to use good stress to perform, je suis ravi de voir le Kaizen du Toyota Production System dans un livre traitant des neurosciences : The leading brain de Friederike Fabritius et Hans W. Hagemann. Réduire le stress avec le Kaizen pour changer les habitudes est une nouvelle opportunité pour moi d’expliquer les bénéfices du Lean Management par le prisme des neurosciences et sciences cognitives.

Rapide tour du Kaizen

Je ne vais pas écrire l’histoire du TWI (Training Within Industry) développé dans les années 1940 aux États-Unis, de W. E. Deming, du Japon d’après guerre et de Toyota ; ce serait trop long. Vous pouvez trouver quelques éléments en lisant Le Lean – Toyota Production System est Green par essence et La force du Kanban réside dans sa compréhension !

Rappelons ce qu’est le Kaizen selon Masaaki Imai (malheureusement décédé en 2023) fondateur du Kaizen Institute en 1986 :

In Japanese, kaizen means “continuous improvement.” The word implies improvement that involves everyone—both managers and workers—and entails relatively little expense. The kaizen philosophy assumes that our way of life—be it our working life, our social life, or our home life—should focus on constant improvement efforts.^[2]

Il ajoute :

Although improvements under kaizen are small and incremental, the kaizen process brings about dramatic results over time.^[2]

Dans son livre KAIZEN: Lean Thinking to Improve Your Mindset and Increase Personal Productivity^[4], Sosuke Takahashi nous explique :

There are three (3) terms, otherwise known as Zen, that were adopted by the Japanese; wabi-sabi, ikigai, and kaizen. Of all the three, kaizen is the most developed, improved philosophy. It is not difficult to understand and apply to life. It can be easily adopted, and when the principles of kaizen are applied to everyday life, it will bring about a long-lasting change in multiple areas of life such as finance, health, relationships, etc^[4]

Il précise également :

The fundamental of Kaizen is repeating the PDCA cycle. What do I mean by the PDCA cycle? PDCA means the Plan-Do-Check-Act cycle. It is otherwise known as the Deming cycle. With this cycle, everyone in the organization acquires the attitude and the mind to pursue a higher level of productivity and quality. This leads to the improvement of work quality, quality, cost, and delivery (QCD) improvement.^[4]

Enfin :

Kaizen is a set of incremental activities that are for improvement. Everyone of each activity may not induce any significant change but the accumulation of all these changes can add up to more significant transformation. Also, the accumulation of all these changes can help develop the workers’ capacity.^[4]

Et c’est bien là tout l’intérêt du Kaizen : de petits incréments d’amélioration, pas après pas, qui, in fine, finissent par révéler des changements profonds et durables.

Le stress

Je me permets de vous renvoyer à l’article Et si on revalorisait le stress ? pour comprendre son importance, mais également qu’il y a une partie de ce stress qui nous est nécessaire et qui peut nous aider (à condition d’éviter les débordements).

Je reprendrai toutefois ici les propos de Robert Maurer tirés de son livre Un petit pas peut changer votre vie ; La voie du kaizen^[5] :

Le problème que pose l’amygdale [essentielle à notre survie car elle génère un mécanisme d’alerte commun à tous les mammifères], avec sa réponse «fuir ou combattre», c’est qu’elle déclenche le signal d’alarme chaque fois que nous faisons un écart dans notre routine rassurante. Le cerveau est ainsi conçu que tout défi, tout imprévu, ou tout désir de changement provoque en nous un certain degré de peur.

Friederike Fabritius et Hans W. Hagemann écrivent :

All of us are aware of things that take us out of our comfort zone, but few of us have an understanding of the neuroscience that underlies this response. ^[1]

Comme Robert Maurer et tant d’autres avant eux, les auteurs désignent notre amygdale comme coupable :

Aroused from its comfortable complacency, your brain sounds the alarm by awakening the watchdog of your limbic system, the amygdala, which triggers your threat response.^[1]

Réduire le stress avec le Kaizen

Quel lien y a-t-il entre stress et Kaizen ? Pourquoi le Kaizen serait-il efficace pour réduire le stress ? Je vous propose quelques éléments de compréhension.

La peur

Revenons à Sosuke Takahashi^[4] qui pointent du doigt que de nombreux changements portent en eux-mêmes leurs propres obstacles.

These obstacles are very important to change but the major reason for it all is fear. One of the kaizen premises is that change is frightening. Even if you believe that such a change would bring positivity to your life, the reaction to fear would make it difficult to stop your bad eating habits or even begin an exercise program.

Robert Maurer^[5] dit la même chose :

Le kaizen vous offre un autre moyen de vous libérer de votre peur du changement. Nous l’avons vu, lorsque nous sommes angoissés, notre cerveau est programmé pour nous ordonner de fuir ou de combattre, deux options pas toujours évidentes…

Friederike Fabritius et Hans W. Hagemann précisent dans The Leading Brain^[1] :

From the standpoint of your brain, threats aren’t simply things that put your life in immediate danger, although those are certainly the most dramatic type. They can also be anything that the brain perceives as a misallocation of resources. As you grow accustomed to a certain way of doing things, the process becomes habitual and energy efficient.

C’est ce dernier point (usage des ressources du cerveau) qui est souvent oublié, car mal compris. Les neuroscientifiques expliquent que nos décisions sont un vieux et fastidieux calcul entre le stress (noradrénaline et cortisol), qui nous amène à la fuite, et la récompense (notamment la dopamine), qui déclenche l’engagement.

Unless the prospect of a reward is clear and imminent, our brains are evolutionarily conditioned to respond to most changes as threats.^[1]

Les petits pas

Le Kaizen permet de réduire le stress grace aux principes des petits pas. Comment est-ce possible ? Un petit pas est l’équivalent d’une prise de décision ne générant qu’une faible quantité de stress. Elle n’engage pas de changement majeur, ni de ressources cognitives importantes.

Notre cerveau n’aime pas dépenser de l’énergie pour changer des habitudes qui ont, au-delà de répondre à un besoin, pour but de réduire singulièrement l’énergie utilisée pour réaliser l’ensemble des actions ordonnées.

Robert Maurer, qui utilise les principes du Kaizen avec ses patients, écrit que « des objectifs modestes aisément obtenus, nous permettront de passer sur la pointe des pieds au large de notre amygdale, la laissant assoupie, incapable de déclencher l’alarme. »

Nous rappellerons que le circuit du stress réduit nos capacités cognitives. Ainsi, le cortex préfrontal est, d’une certaine manière, court-circuité au profil d’actions réflexes.

En ramenant ce stress à un niveau acceptable (de petits changements sans grands efforts), notre cerveau est capable de construire de nouvelles connexions neuronales pour changer progressivement de petites habitudes.

This is where kaizen is proven to be shockingly and remarkably useful. By taking these small steps, people can move slowly but steadily toward change that there is no arousal of fear^[4].

Les habitudes

Nous écrivions dans l’article Formation : la maitrise du geste pour réduire la charge mentale, que les habitudes sont une compilation des différentes actions à réaliser dans un ordre bien précis. Notre cerveau leur dédie des réseaux hyperspécialisés de neurones, qui nécessiteront moins d’effort lors des déclenchements suivants.

Friederike Fabritius et Hans W. Hagemann nous disent que pour tenir nos résolutions annuelles ou les changements que nous voulons engager, il nous faut augmenter leur efficacité énergétique. La réponse à cette contrainte est de créer des habitudes, comme nous l’écrivions au paragraphe ci-dessus.

Resolutions work best when they become automatic, triggered by a cue that provides a recognizable signal to your unconscious that tells it to activate a particular routine.^[1]

Au lieu de changer l’habitude dans son entièreté (l’ensemble des actions présentes), les différents auteurs et le Kaizen nous amènent à changer quelques actions dans un premier temps, puis d’autres un peu plus tard et ainsi de suite.

Do you know that habits save us a lot of time and energy? When it comes to changing them, they may seem scary and daunting even though, normally, they are seductive.^[4]

Si l’on rapproche cette démarche à celle de la résolution de problème (avec le PDCA par exemple), le découpage de l’habitude en éléments plus fins (action) est comme décomposer un gros problème en petits problèmes plus faciles à résoudre. Oublier cette décomposition du problème amène irrémédiablement à une résolution fastidieuse qui passe à côté des vrais sujets.

OKR et Toyota Kata

Les OKR (Objectives and Key Results) rendus populaires par le livre Mesurez ce qui compte de John Doerr^[6] et le Toyota Kata de Mike Rother^[3] sont également des principes et techniques visant une ambition lointaine pouvant contribuer à déclencher le mécanismes du stress.

Mike Rother a ces mots dans la version 2018 de son livre Toyota Kata ^[3] :

The good news is that habits are essential to our survival. The even better news is that many of our thinking patterns can be modified, thought a process that resembles skill development in sports and music. You deliberately practice a new behavior pattern, every day, and over time, and with the right set of emotions, that creates new neural pathways and reshapes your thinking^[3].

Les OKR comme le Toyota Kata ont cette particularité de découper le challenge en réussîtes intermédiaires plus modestes. C’est le cumul de ces petits changements progressifs qui permet d’atteindre le changement désiré.

Chaque petit objectif intermédiaire est une petite question posée à notre cerveau :

Posez de petites questions pour ne pas courir le risque de réveiller votre amygdale et pour éviter les inhibitions fragilisantes. Quand la peur est assoupie, le cortex prend le dessus et peut répondre, à son rythme, à toutes vos interrogations ^[5].

La prochaine fois que vous pensez mettre en place une transformation ou des changements dans une équipe, pensez au Kaizen !

Livres / articles cités :

1. The leading brain – Neuroscience hacks to Work Smarter, Better, Happier, Friederike Fabritius ; Hans W. Hagemann, Penguin Publishing Group, 2017
2. Gemba Kaizen, A commonsens Approach to a continuous Improvement Strategy, Masaaki Imai, 2012
3. The Toyota Kata – Practice Guide, Mike Rother, McGraw-Hill, 2018
4. KAIZEN Lean Thinking to Improve Your Mindset and Increase Personal Productivity, Sosuke Takahashi, Sosuke Takahashi, 2020
5. Un petit pas peut changer votre vie ; La voie du kaizen, Robert Maurer, Éditions Anne Carrière, 2006
6. Mesurez ce qui compte, John Doerr, Pearson, 2019