Après avoir compris pourquoi le multitâche est une lubie nous entraînant vers la surcharge cognitive et le stress ; après avoir découvert que ce sont les manières de travailler plus que l’environnement de travail (même s’il reste des progrès à faire dans certains secteurs d’activités) qui ne sont pas adaptées à nos capacités, regardons maintenant comment mettre en place le deep work (ou travail en profondeur en français) pour réduire le plus possible les distractions attentionnelles et améliorer nos journées de travail.

Nous n’oublierons pas de rappeler que le Rapport Gollac ^[1] (du nom de son rapporteur) dédié aux risques psychosociaux publié en 2011 mentionne explicitement les instructions contradictoires et les interruptions d’activités dans son chapitre Intensité du travail. Rapport Gollac que toute personne travaillant dans les domaines de sécurité et santé des salariés devrait connaître…

Avant de nous lancer dans les explications dans la mise en place du deep work, il est important de bien comprendre les mécanismes de l’attention et de la distraction sinon le travail en profondeur risque de ne pas apporter les résultats attendus ; voire être moins efficace.

L’attention

L’attention, comme le stress, est un héritage de l’évolution humaine pour notre survie. Nos 5 sens sont à son service et plus particulièrement la vue. Sans que nous en ayons conscience, notre regard se déplace de plusieurs saccades par seconde et ce en permanence.

Chaque image (perception) est remplacée par une nouvelle. Chaque saccade est une action décidée – entre autres – par une structure cérébrale nommée colliculus supérieur. Elle contient des neurones spécialisés dans le traitement des informations visuelles et d’autres, dits moteurs, mettant en action les muscles des yeux pour orienter le regard. Un reflet lumineux est détecté par les neurones visuels en 5 centièmes de seconde.

L’attention est un mécanisme de perception (image perçue) – action (préparation, simulation et mise en mouvement d’une ou plusieurs parties du corps) qui fonctionne en boucle. L’évolution a complexifié le système en ajoutant des contraintes dans le choix des actions, comme les habitudes (dont on connaît la vitesse et la faible consommation d’énergie), la continuité (prendre une chaise et s’y assoir) et la recherche de plaisir (déclenchement du circuit de la récompense).

Le délai entre la perception (image perçue dans le cortex visuel) et la décision d’action (cortex préfrontal) est d’environ 250 ms. Il faut ajouter environ 100 ms pour que le cortex moteur mette en action les muscles associés à la décision d’action. Soit environ 350 ms pour l’ensemble.

L’attention se définit comme devant stabiliser une perception + une intention + une manière d’agir sélectionnées parmi d’autres perceptions, d’autres intentions et d’autres manières d’agir.

La distraction

Notre cerveau prend plusieurs décisions par seconde pour déterminer où poser l’attention. C’est autant de possibilité de distraction. La recherche de plaisir et donc le fonctionnement du circuit de la récompense doivent être considérés avec sérieux, car il est maintenant reconnu par les scientifiques que notre cerveau anticipe en permanence les conséquences de nos décisions d’action / non-action.

En effet, notre cerveau évalue si l’action qu’il va prendre peut nous apporter des récompenses ou pas. Si vous avez soif, la récompense sera de boire, pas de poursuivre votre travail. Nous savons également que la recherche d’information et de nouveauté déclenchent le circuit de la récompense. Malheureusement, peu importe la qualité de l’information et de la nouveauté, d’où les problèmes que nous rencontrons avec les réseaux sociaux et les fake news. Analyser l’information nécessite des efforts cognitifs que tout le monde ne fait pas.

Comprendre et savoir utiliser le circuit de la récompense de notre cerveau peut être utile pour terminer des tâches qui ne nous motivent pas et que nous n’arrivons pas à terminer. Une astuce proposée par Friederike Fabritius (neuroscientifique) ^[5] est de réaliser cette tâche dans un autre environnement que votre bureau habituel, avec un autre outil, dans une autre police de caractères… tout ce qui peut permettre à votre cerveau de se dire qu’il y a quelque chose de nouveau.

En complément, je vous invite à écouter attentivement les propos de Jean-Philippe Lachaux (neuroscientifique spécialisé dans l’attention) dans cette vidéo de 11 minutes sur l’hyperconnexion.

À ces distractions imposées par notre fonctionnement biologique, il faut y ajouter toutes celles que nous imposent le travail, les outils, l’entreprise et même nos collègues.

C’est cet ensemble qui nous amène à la fragmentation de l’attention avec son coût énergétique élevé (switch cost effect en anglais), source de surcharge cognitive puis de stress.

Il est important de comprendre que « lorsque notre attention quitte une tâche pour aller vers une autre, elle demeure accrochée à la première pendant un certain temps. Pour aller effectuer l’autre tâche, elle doit d’abord travailler à se décrocher de la première tâche, pour ensuite aller s’accrocher à la seconde. C’est ce travail de décrochage et de raccrochage attentionnel qui est extrêmement énergivore pour le cerveau. » ^[3]

Le travail de surface

Le travail de surface (nommé également journée d’ancrage ou anchor days en anglais) est l’opposé du travail en profondeur. Le travail de surface nous laisse croire que nous sommes productifs alors que nous sommes en réalité juste occupés à réaliser des tâches que nous n’arrivons pas à terminer, à traiter superficiellement les informations…

Mais qu’est-ce que le travail de surface ? Il s’agît, pour reprendre le terme de Sonia Lupien, d’affairement. Être affairé signifie être occupé, ni plus ni moins. C’est dans ces moments-là que la fragmentation attentionnelle est la plus forte. Pour prendre un exemple dans mon domaine qu’est l’IT : est-il préférable de passer 5 heures à écrire un programme tout en répondant à ses mails, à des collègues, à des chats professionnels ou est-il préférable d’y passer 2 heures avec une attention dédiée ?

La Docteure Sonia Lupien, que j’ai déjà citée, est directrice scientifique du Centre de recherche de l’institut universitaire en santé mentale de Montréal ; professeure titulaire au Département de psychiatrie de l’Université de Montréal, fondatrice et directrice de l’excellent Centre d’Études sur le Stress Humain (CESH). Elle est également l’auteure de 3 livres sur le stress, dont le dernier titré Le stress au travail VS le stress du travail ^[3].

Elle nous indique qu’en 2018, une entreprise a mis en oeuvre un programme informatique d’analyse des tâches de ses 50 000 employés. Il en ressort « qu’ils passaient en moyenne six minutes sur chaque tâche, après quoi leur attention se transportait sur un outil de communication, et puis un autre, et puis un autre… »

Des chercheurs sont allés plus loin dans l’analyse et ont mis en évidence que les employés n’avaient plus que 1 heure et 12 secondes par jour pour tenter de faire du deep work. Chose impossible, puisque ces 72 minutes n’étaient en réalité que le cumul des temps où les salariés n’étaient pas en attention fragmentée…

Mettre en place le deep work

J’ai pris beaucoup de temps de votre attention pour vous permettre de comprendre les enjeux humain qui se cachent derrière le travail en profondeur. Une nouvelle fois, il est important de ne pas se tromper dans la mise en oeuvre pour éviter de faire pire que mieux. Nous parlons de la santé d’êtres humains, pas d’une ressource qu’on manipule à volonté, parfois avec dédain.

La mise en place du deep work est la transition vers un temps libéré protégé (protected time off en anglais) pendant lequel chaque salarié peut travailler en profondeur en sachant qu’il ne va pas être dérangé.

Remarque : je vois beaucoup de publications qui proposent la technique du pomodoro pour être plus concentré. Mais elles oublient de mentionner que pour être réellement efficace, il est nécessaire de se créer une bulle attentionnelle, une bulle de protection pour réduire au minimum les tentations de la distraction attentionnelle. Sans cette bulle, le pomodoro n’apportera pas grand chose, si ce n’est un timing qui nous donnera une impression de faire plus de choses (affairement ou productivité ?).

Organiser les équipes

Chaque équipe doit s’organiser pour définir les moments de travail de surface et ceux dédiés au travail en profondeur pendant lequel chacun aura son temps dit libéré protégé.

Les temps dédiés au travail de surface sont des moments pendant lesquels toutes les réunions, tous les ateliers, tous les échanges nécessaires sont réalisés. Ce sont des moments où chaque personne peut, d’une certaine manière (tout excès étant mauvais), être interrompue dans son travail. On est dans l’interactivité, la cohésion sociale, la collaboration…

Ceux prévus pour le temps libéré protégé ne concernent que le travail en profondeur. Il est dit libéré, car c’est du temps en dehors de toute contrainte de flexibilité et protégé, car l’entreprise s’engage à offrir aux employés les meilleures conditions de travail (au bureau ou à la maison) pour permettre le travail en profondeur.

Exemple d’une organisation d’équipe, qui se limite pour l’instant à 3 demi-journées (12 à 13 heures) par semaine :

	Lundi	Mardi	Mercredi	Jeudi	Vendredi
Matin	Surface	Surface	Profondeur	Surface	Surface
Après-midi	Surface	Profondeur	Surface	Profondeur	Surface

Il ne faut pas confondre le deep work et accorder du temps pour rattraper le retard. Ce n’est pas la même chose ! La mise en place du travail en profondeur vise justement à éviter de se retrouver en retard en travaillant sur une seule et même tâche à la fois. C’est non-seulement un principe de vitesse des flux, mais surtout un principe de fonctionnement de notre cerveau. Détourner le système, comme le font souvent les entreprises, reviendrait à jeter de côté les bénéfices…

Créer sa bulle attentionnelle

La bulle attentionnelle est un environnement dans lequel nous nous isolons dans un premier temps du monde extérieur et, dans un second temps, de nos pensées (c’est probablement le plus difficile).

Rappelons que nos sens sont là pour nous protéger et donc pour détourner notre attention. Certes, nous ne sommes plus à l’époque des mammouths où notre vie était engagée à tout moment, pourtant notre cerveau continue de fonctionner de la même manière. L’évolution de l’homme n’est pas aussi rapide que les évolutions technologiques ; il est bon d’en avoir conscience.

N’oublions pas non plus le système de récompense qui se déclenche à chaque nouveauté. Pendant que notre attention est portée sur une tâche, notre cerveau continue d’être alimenté par nos sens (11 millions de bits d’information par seconde). Il suffit d’un mot (ou votre prénom) dans une conversation à laquelle vous ne participez même pas pour capter votre attention. C’est le système de valence (= valeur) que notre cerveau attribue inconsciemment aux éléments qui nous entourent. Il suffit que la valence attribuée soit plus forte que celle de la tâche en cours et hop, votre attention bascule ailleurs…

Dans notre bulle attentionnelle, nous emportons avec nous la seule et unique tâche que nous devons réaliser. Nous devons nous efforcer de laisser en dehors de la bulle celles que nous avons terminées (ou décidé de mettre en pause) et celles qui vont suivre. C’est ainsi, en libérant notre esprit, que notre attention pourra se porter uniquement sur la tâche en cours.

Cela semble logique, mais c’est encore mieux quand on se le dit : soyez attentif à vos sentiments et soyez conscient de votre état intérieur. Le calme externe et interne créent l’atmosphère idéale pour le travail en profondeur.

Avoir des objectifs clairs

Rien de pire que d’avoir des objectifs flous sur une tâche à réaliser ! Outre le risque de produire quelque chose qui ne sera pas l’attendu (ce qui en soit génère une frustration), nous allons passer du temps à tenter de comprendre ce que nous devons faire. Ce temps-là n’est pas du deep work, mais du travail de surface.

Il est donc fortement recommandé, avant d’entrer dans notre bulle, de savoir exactement ce que nous devons réaliser : sujet, qualité, volume, livrable… que sais-je encore. C’est un prérequis indispensable !

Créer ses minimissions

Lachaux dans son livre Le Cerveau funambule explique l’importance des minimisions. La concentration étant d’une durée limitée, il devient donc nécessaire de couper nos tâches en éléments plus fins d’une durée de quelques minutes tout au plus. Nous savons via des recherches « que chaque fois que nous réussissons quelque chose, notre cerveau nous envoie un signal positif qui stimule le circuit de la récompense. » ^[2]

Concernant ces récompenses, notre cerveau est accro aux petites récompenses fréquentes qu’il est sûr d’obtenir et moins aux récompenses plus importantes mais lointaines et incertaines.

Au-delà de ces quelques minutes, notre cerveau va avoir tendance à entrer dans le dilemme du chercheur d’or, c’est-à-dire qu’il va inconsciemment se demander s’il est préférable de continuer la tâche en cours ou de passer à autre chose (trouver une autre récompense).

Travailler sur une tâche à la fois

Pour Jean-Philippe Lachaux, Lutz Jäncke (neuropsychologue, spécialiste des neurosciences cognitives à l’université de Zurich) et d’autres chercheurs, nous devons nous concentrer sur une seule tâche à la fois pour la traiter efficacement et correctement. Une seule tâche… tout en nous assurant de mettre les autres de côté (en dehors de la bulle) pour qu’elles ne perturbent pas notre attention.

Dit autrement, notre attention doit être portée sur une minimission à la fois.

Préserver son intimité

Nous avons tous une zone d’intimité, généralement identifiée comme une bulle de 60 cm. autour de nous. Si une personne entre dans cette zone, nous nous sentons mal à l’aise et reculons inconsciemment. C’est un facteur de détournement de l’attention pas toujours évident à gérer dans les bureaux de type open-space.

Déconnecter

Comme expliqué tout au long de cet article votre cerveau va tenter en permanence de vous distraire. Les nouvelles technologies numériques ont apporté un certain nombre de bénéfices, mais également tout leurs lots de contraintes. De contraintes, parce que nous sommes issus de 120 000 générations de chasseurs-cueilleurs dont le cerveau a mis des millions d’année à atteindre sa taille (environ 1 450 cm³) et ses capacités actuelles. Ce n’est pas 2 ou 3 générations de numérique qui vont changer les choses.

Pour obtenir un travail en profondeur efficace, il est fortement recommandé de déconnecter tous les canaux de communication de l’entreprise (et personnels) et de mettre son smartphone dans son sac ou une autre pièce pour ne pas se laisser tenter. Le mieux est de l’éteindre et de l’éloigner de soi. La tentation est forte, mais l’effort pour aller le chercher, l’allumer, attendre qu’il se connecte au réseau, lancer l’application, se connecter et enfin profiter de vos messages peut amener votre cerveau à prendre la décision de rester concentrer sur votre tâche en cours.

Dans l’idéal, et c’est ce que certaines entreprises ont commencé à faire, les serveurs de messagerie ne délivrent pas les mails reçus pour les personnes en cours de travail en profondeur.

Remarque : pendant la période de deep work, il n’y a pas de réunion, car c’est du travail de surface qu’il faut organiser en dehors des périodes de travail en profondeur.

Télétravailler, attention !

Il est plus facile de réaliser du travail en profondeur chez soi, et c’est même recommandé. Il y a cependant une condition : maîtriser sa bulle attentionnelle. Si en parallèle de votre travail, vous (homme ou femme) gardez vos enfants, lancez des machines à laver ou que sais-je encore, vous serez alors de nouveau en travail de surface.

Selon des recherches rapportées par Sonia Lupien, le temps optimal de télétravail devrait être de 40 % du temps de travail hebdomadaire, soit environ 15 heures. Au-delà, il semblerait que les bénéfices du télétravail s’estompent et que l’isolation sociale soit plus forte.

Informer

Comme nous l’avons vu, le travail en profondeur nécessite d’être d’une certaine manière déconnecté du monde qui nous entoure. Mais vos collègues (ou votre famille, si vous êtes en télétravail) ne sont pas informés que vous êtes dans votre bulle. C’est pourquoi il est recommandé de mettre un panneau informant celles et ceux qui avaient l’intention de vous déranger, pour une bonne ou mauvaise raison. Je vous invite à y inscrire la période horaire.

Pour les réseaux sociaux d’entreprise, il est également conseillé de mettre l’information sur votre période de travail en profondeur.

Conclusion

La maîtrise de l’attention est probablement le plus grand défi de ce XXI^e siècle que ce soit à la maison, à l’école et encore plus dans les entreprises. Mettre en place le deep work est une des réponses à condition que l’on prenne en compte les mécanismes attentionnels et de prise de décision.

Pour terminer cet article, je reprends les propos de Sonia Lupien :

« La majorité des chercheurs qui travaillent sur ce sujet s’entendent pour dire que si on utilise adéquatement les capacités de notre cerveau quand on travaille de la maison et/ou du bureau et/ou de n’importe où ailleurs, on pourra augmenter notre productivité tout en diminuant notre stress. Si on parvient à faire cela, ce sera la plus grande transition jamais effectuée en matière de productivité et de stress au travail. » ^[3]

Compléments de lecture :

• Productivité ou affairement ?
• Réduire le stress avec le Kaizen pour changer les habitudes ;
• Multitâche, cette lubie qui nous grille le cerveau.

Livres et articles cités :

1. Mesurer les facteurs psychosociaux de risque au travail pour les maîtriser (nommé Rapport Gollac), sous la direction de Michel Gollac, ministère du Travail, de l’Emploi et de la Santé, 2011
2. Le Cerveau funambule ; comprendre et apprivoiser son attention grâce aux neurosciences, Jean-Philippe Lachaux, Odile Jacob, 2015
3. Le stress au travail vs le stress du travail : comment réinventer le travail pour diminuer le stress, Sonia Lupien, Éditions Va Savoir, 2023
4. Le cinéma intérieur ; Projection privée au coeur de la conscience, Lionel Naccache, Odile Jacob, 2020
5. The Leading Brain Neuroscience Hacks to Work Smarter, Better, Happier, Friederike Fabritius ; Hans W. Hagemann, Penguin Publishing Group, 2017